ご相談の背景・経緯
語学研修・留学関連サービスを運営する同社は、受講者一人ひとりに合わせたカリキュラム設計を強みとしていました。その反面、受講開始前に作成するレッスンスケジュールが、経験者の勘と手作業に大きく依存していたことが課題でした。受講者のレベル、目標、希望講師、講師の勤務予定、マンツーマンとグループの組み合わせ、他受講者とのレベル調整など、同時に考慮する条件が多く、作成と調整にまとまった時間が取られていました。さらに、二重予約や入力漏れが起きると、直前の差し替えや説明対応が発生し、現場の負荷が増えるだけでなく、受講体験の質にも影響しかねない状況でした。
そこで同社は、スケジュール作成の仕組み化と管理業務の省力化を通じて、受入れ拡大と品質安定を両立させたいと考え、省力化補助金の活用を検討。とはいえ、単にツールを導入するだけでは採択されにくく、「現状のどこにムダがあり、導入後に何がどれだけ改善され、浮いた時間をどう成長に振り向けるか」を一貫したストーリーとして示す必要がありました。そこで現状分析から入り、課題の可視化とビフォーアフター設計、効果の根拠づくりを行ったうえで申請方針を固め、採択に向けた準備を進めました。
専門家のポイント解説
省力化補助金で採択される申請書は、「便利なツールを入れたい」では通りません。審査側が見たいのは、①現状の業務がどれだけ非効率で、②導入する設備・システムがその非効率をどう構造的に解消し、③その結果として会社全体にどんな波及効果が出るのか、という“筋の通った因果関係”です。今回の案件は、まさにこの三段論法を、実態に即した言葉と数字で固めることが勝負でした。
まず最初に行ったのは、現状業務の棚卸しです。スケジュール作成は「作って終わり」ではなく、アンケート回収→条件整理→講師の稼働確認→割当→矛盾チェック→修正→関係者共有→直前変更対応という一連のプロセスで回っています。属人化している業務ほど、担当者の頭の中に手順が溶け込んでいるため、外から見ると“作業時間の長さ”しか見えません。そこで、現場の担当者ヒアリングをベースに工程を分解し、「どこで時間が溶けるのか」「どこでエラーが起きるのか」を可視化しました。ここでSWOT分析を活用し、強み（個別最適の学習設計）を残したまま、弱み（手作業・属人化）を補助金投資で改善する位置づけを明確にしています。
次に、導入後の姿を“業務プロセス”と“人の配置”の両面で描きました。今回のポイントは、単なる予約管理ではなく、条件が多いスケジュール割当を支える仕組みを導入することです。受講者情報（レベル・目標・希望）と講師情報（稼働・得意領域）をデータとして持たせ、割当ロジックで候補を自動提示し、最終判断だけ人が行う設計にする。変更が出ても、影響範囲が自動で見えるので調整が早くなる。こうした“ビフォーアフター”を文章だけでなく図で示し、作業が減る箇所と残す箇所を分けて説明しました。属人化の解消は「人を減らす」ではなく、「人の時間の使い方を変える」ことだと伝えるためです。
そして審査で特に重視されるのが、効果の根拠です。「工数が減ります」では弱く、「どの工程が何分短縮され、エラー対応がどれだけ減り、結果として何が可能になるのか」まで落とし込む必要があります。今回も、スケジュール作成・修正・確認・共有といった工程ごとに、現状の所要時間と頻度を整理し、導入後の短縮見込みを“過不足のない前提”で設定しました。さらに、ヒューマンエラーの減少は顧客満足に直結するため、直前変更の発生要因と、導入後に減らせる理由をセットで記載。単なる省力化ではなく、品質安定の投資として位置づけました。
最後に、浮いた時間の使い道を「会社の成長」に接続しました。省力化で生まれた経営資源を、講師の育成、教材・プログラム開発、顧客対応の品質向上など高付加価値業務へ移す計画を作り、波及効果としてまとめています。あわせて、財務計画（資金調達と数値計画）、実施体制、導入スケジュールも整合させ、実行可能性が高い申請書として仕上げました。補助金は採択がゴールではなく、導入して効果を出し、報告まで完遂して初めて成功です。だからこそ、「現場の実態」「数字の根拠」「導入後の運用」まで一気通貫で設計することが、採択とその先の成果を分ける決定打になります。
お客様の声
補助金申請は初めてで、「何をどう書けば評価されるのか」が見えない状態からのスタートでした。現場ではスケジュール作成が完全に手作業で、担当者の頑張りで回している状況でしたが、忙しいほどミスや調整が増え、品質にも影響が出かねないという危機感がありました。とはいえ、単に「大変です」と言うだけでは申請にならないこともわかっており、どこから手を付けるべきか悩んでいました。
依頼して良かったのは、まず現状の業務を整理し、課題を言語化してもらえたことです。工程を分解して「ムダが発生している箇所」と「投資で改善できる箇所」を切り分け、導入後の姿をビフォーアフターで示してもらえたので、社内でも意思決定がしやすくなりました。効果の数字についても、根拠の置き方が現実的で、説明に無理がない形に整えてもらえたのが安心材料でした。
もし自社だけで進めていたら、設備の説明に寄ってしまい、審査が見たい「省力化の因果関係」や「波及効果」の整理が弱くなっていたと思います。採択に向けてやるべきことが明確で、やり取りもテンポよく進んだので、通常業務に支障を出さずに申請まで辿り着けました。補助金は採択後の運用が本番なので、これから導入効果をしっかり出していきたいです。省力化補助金を検討している事業者には、早い段階から相談することをおすすめします。
